多くの企業では、業務の一環として報告書作成が求められています。特に、エンジニアや営業職、プロジェクトマネージャーなどの職種では、定期的な業務報告や進捗レポートが欠かせません。しかし、この作業には多くの課題があります。
時間がかかる：報告書のフォーマットを整え、内容を整理するのに多くの時間を要する。
ミスが発生しやすい：手作業で入力するため、記載漏れや誤記が生じやすい。
一貫性の確保が難しい：チームごとにフォーマットが異なり、報告の標準化が難しい。
このような課題を解決するために、AIを活用した報告書自動化システムを開発しました。
私たちが開発したAIチャット「AI上司」は、Googleドキュメントを活用し、チャット形式で情報を収集することで、効率的に報告書を作成します。主な流れは以下の通りです。
チャットで報告内容を入力
ユーザーは最初に名前を入力し、前回の報告書をRAGとして参照。
チャット形式で前回の仕事の予定やスキルアップの取り組みを確認。
進捗やさらにその先の予定をヒアリングし、自然に情報を整理できる。
AIが情報を整理・要約
過去の報告書を参照し、フォーマットに沿った内容を生成。
期限のないタスクや、期限を過ぎても完了していないタスクがある場合は確実にヒアリング。
Googleドキュメントに自動生成
AIが情報を適切に整理し、Googleドキュメント上で報告書を作成。
事前に設定したテンプレートに沿った形で出力される。
この流れにより、ユーザーは「会話をするだけで報告書が完成する」という新しい業務スタイルを実現できます。
従来、報告書作成には30分～1時間以上かかることも珍しくありません。しかし、AI上司を活用することで、わずか数分で報告が完了します。業務の負担が減り、本来の業務に集中する時間を増やすことができます。
手入力による誤字脱字や記載漏れが発生しにくくなり、品質の安定した報告書を作成できます。また、フォーマットが統一されるため、読み手にとっても理解しやすい文書となります。
怒る上司や拗ねる部下にお互い気を使って聞けないようなことがなくなります。人間が介入すると、不機嫌な上司や拗ねる部下が報告の障害となることがあります。しかし、AI上司はすべてを受け入れ、前向きにサポート。業務進捗の確認やタスクの整理をストレスなく進められます。
AI上司は、さまざまな業種で活用できます。
エンジニア（SESを含む）：現場ごとの業務報告を効率化し、負担を軽減。
営業職：顧客対応の報告を迅速に作成し、チームで共有。
プロジェクトマネージャー：進捗レポートやリスク管理報告をスムーズに作成。
医療・介護業界：患者ケアや対応状況の報告を簡素化。
教育機関：教師や講師の進捗報告や生徒の学習状況を記録。
小売・物流業界：在庫管理や配送状況の報告を効率化。
SES業界のエンジニア：現場ごとの業務報告を効率化し、負担を軽減。
営業職：顧客対応の報告を迅速に作成し、チームで共有。
プロジェクトマネージャー：進捗レポートやリスク管理報告をスムーズに作成。
従来の「手作業で報告書を作成する」時代から、「AIに報告を整理させる」時代へと変わろうとしています。
私たちは、今後もさらなる機能拡張を進め、音声入力やスマートデバイス連携など、より利便性の高い報告自動化を目指します。
もし「報告業務の負担を減らしたい」「業務の効率を向上させたい」とお考えなら、ぜひAI上司を試してみてください！
今こそ、AIを活用してスマートな働き方を実現しましょう！
